Az elektronikus levelezés a világon szinte mindenhol azonos módon indult el: a felhasználók egy ingyenes szolgáltatónál regisztráltak életük első postafiókjáért, hiszen tíz évvel ezelőtt még az internet-szolgáltatáshoz ritkán járt ingyenes mailbox, esetleg domain.
Az évek során bővültek az elektronikus levelezési lehetőségek, ám a legtöbben megtartották az első postafiókjukhoz tartozó e-mail címet - nem azért, mert nem lett volna lehetőség a váltásra, hanem mert sokáig csak azt az egy címet adták meg mindenkinek, azzal az egy címmel regisztráltak webshopokban, fórumokon, így kényszerűségből meg kellett tartaniuk, hiszen bármikor szükség lehet a postafiókra egy elfelejtett jelszó, vagy egy régi kapcsolat miatt.
Sokan ráadásul a virtuális térben működő "felhő" szolgáltatásban bízva az e-mailben érkezett fájlokat sem mentették le - erre később a szolgáltatók tárkapacitás bővítése is lehetőséget nyújtott -, hanem a postafiókban tárolták a levelekkel érkezett dokumentumokat, képeket, így bármikor, bárhonnan hozzáférhetőnek gondolták az így beállított "szervert". A "rendszer" pedig már több, mint egy évtizede működik, hiszen a legrégebbi magyarországi ingyenes e-mail szolgáltatók is immár több, mint tíz éve jelen vannak.
___ A méret nem garancia
Az ingyenes szolgáltatóknál sokan bíznak abban, hogy a több százezer, esetleg millió felhasználónak e-mail fiókot biztosító cégek mérete már önmagában garancia, hogy a levelek mindig elérhetőek lesznek, sohasem fognak eltűnni - és sohasem kell ezért a szolgáltatásért fizetni.
Arra viszont csak kevesen gondolnak, hogy jöhet egy kiküldetés, egy nyaralás, esetleg egy baleset, vagy egy 3 hónapig tartó kórházi kezelés, és a szolgáltatók törlik a teljes ingyenes postafiók tartalmát, így visszaállíthatatlanul eltűnnek a levelek és fájlok, amelyeket biztonságban hittünk.
Manapság már a legtöbb felhasználó az első ingyenes szolgáltatónál igényelt mellett több e-mail címmel is rendelkezik: a munkahelyi elektronikus postafiók mellett legalább egy ingyenes szolgáltatónál regisztrált, illetve az otthoni internet-szolgáltató által biztosított házi villanypostát is igénybe vesznek a felhasználók.
Az otthoni levélfiók különösen azoknak fontos, akik munkahelyükön a vállalati e-mailcímet a tárhely-kapacitás szűkössége, vagy a vállalati szabályozás miatt nem használhatják magánlevelezésre - még egy közüzemi szolgáltatóval való kapcsolattartásra sem.
Problémát jelenthet az is, ha munkahelyváltás miatt megszűnik a régi cím, vele együtt pedig eltűnik a korábbi levelezés is. Csakhogy az évek során felhalmozódó levelekre bármikor szükségünk lehet, arról nem is beszélve, hogy a szeretteinkkel való kapcsolattartás emlékeit is szeretnénk megőrizni. Ezért kulcsfontosságú, hogy valamennyi elektronikus levelünket bármikor, bárhonnan és garantáltan elérjük.
___ Értesítés az adminisztrátortól: leveleidet töröltük
Az ingyenes levelezési szolgáltatók azonban nem garantálják ezeket a feltételeket. Elég, ha egy ideig nem lépünk be, és valamennyi levelünket törli a szolgáltató a postafiókból - mindegy, milyen régóta vagyunk felhasználók.
A freemail és több más hazai levelezési szolgáltató például 90 napi inaktivitás után kiüríti a felhasználó postafiókját, amelyet a következő belépéskor újra lehet ugyan aktiválni, ám a korábbi leveleknek örökre "lába kél".
A Yahoo pedig bármikor, előzetes értesítés nélkül felfüggesztheti a belépési lehetőséget, illetve törölheti a postafiók tartalmát.
A Google ennél egy kicsit megengedőbb: 9 havi távolmaradás esetén szünteti meg a postafiókot.
- A fenti példák jól mutatják, hogy a felhőszolgáltatások bár hasznosak, korántsem jelentenek garanciát az ott tárolt tartalmakra. Elektronikus levelezésünk megőrzése az egyik legfontosabb feladat, amely ráadásul könnyen és ingyenesen elvégezhető – mondja Bódis Ákos, a levelezésbiztonsági programok forgalmazásával foglalkozó MailStore hazai képviseletének ügyvezetője. Az ingyenesen elérhető MailStore segítségével például néhány kattintással beállítható: mely postafiókok tartalmát szeretnénk archiválni. A program a folyamat során tömöríti a leveleket, így a több gigabájtnyi postafiók-tartalmak is kezelhető méretűvé válnak, ráadásul egy kattintással kiírhatjuk a tartalmat CD-re, DVD-re, és másolatot készíthetünk egy pendrive-ra. A MailStore-ban archivált levelek között a hagyományos levelezőprogramoknál lényegesen gyorsabban kereshetünk, illetve a teljes tartalmat bármikor visszaimportálhatjuk egy másik postafiókba, levelezőkliensbe. A MailStore archiváló egyéni használatra teljesen ingyenesen elérhető a www.mailstore.hu honlapról.
A Yellow Cube 2000 Kft.-ről
A Yellow Cube 2000 Kft. egyéni és vállalati ügyfeleknek fejleszt és forgalmaz biztonságtechnikai és levelezésbiztonsági szoftvereket. A cég a piacon egyedülállóként magyar nyelvű spamszűrő megoldást fejleszt, továbbá a Sunbelt, a Message Partners, a MailStore és az Exclaimer termékek kizárólagos hazai disztribútora. Portfóliója spamszűrőket, antivírust, kémprogram-eltávolítót, tűzfalat és email-archiváló, levélfeldolgozó rendszereket is tartalmaz.
