A Rex Kutyaotthon Alapítvány a Microsoft Dynamics CRM rendszer segítségével modernizálta nyilvántartását. Az alapvetően értékesítést szolgáló eszköz az alapítvány igényeihez szabva javítja a szervezet hatékonyságát, csökkenti a költségeket és szavatolja, hogy minden állatról naprakész és pontos információ álljon rendelkezésre, ami nemcsak gondozásukat, örökbeadásukat és sorsuk nyomon követését könnyíti meg nagy mértékben, hanem az alapítvány működésének átláthatóságát is elősegíti.
A Rex Kutyaotthon Alapítvány 1992 őszén jött létre; állat-örökbeadási központja - a Rex Állatsziget - pedig 2004 nyarán nyílt meg. Az alapítvány 2013-ban 500-nál több bajba jutott állat számára talált új szerető gazdát, vagy juttatta vissza a kedvencet eredeti gazdájához, illetve évente átlagosan 900 kutyáról, macskáról, egyéb haszonállatról gondoskodik hosszabb-rövidebb ideig, valamint több, mint 1000 állatorvosi beavatkozást – ivartalanítást, műtéteket, sérülések kezelését – végez el a hozzájuk bekerülő állatokon.
Mindez jelentős adminisztrációs teherrel is jár. A feladat megoldásához egy egyszerű Excel táblázat már nem elég. A bekerülő állatok minden adatát, azok változásait rögzíteni kell; hasonlóképp kezelni kell a valódi és a virtuális örökbefogadók – egy-egy kiválasztott állat ellátását finanszírozók –, illetve az önkéntesek adatait is.
Ezt hatékonyan csak olyan adatbázissal lehet megoldani. Olyannal, amely a különböző "ügyféladatokat" összekapcsolja, és bizonyos relációkban kereshetővé és kezelhetővé teszi. A napi munkát nagyon felgyorsítja és egyszerűbbé teszi az, hogy például egy beérkezett, ivartalanításon és kezeléseken átesett állat naprakész adatbázisához egyetlen gombnyomással csatolni lehet az utána érdeklődő potenciális örökbefogadóval váltott e-maileket. Az örökbefogadás megtörténte után pedig épp ilyen egyszerűen nyomon követhető, mi lett az örökbeadott állat sorsa.
- A rendszer bevezetésétől a hatékonyság növekedése, az adminisztrációra fordított idő csökkenése és így az állatokkal tölthető idő növekedése mellett legalább 10 százalékos költségcsökkenést és 10 százalékos bevételnövekedést is várunk – foglalta össze Haba Gábor, a Rex Kutyaotthon Alapítvány marketing és kommunikációs vezetője.
A Microsoft Dynamics CRM (CRM – Customer Relationship Management, azaz ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer) a cég vállalatirányítási rendszerének egyik eleme, amelyet a Rex Kutyaotthon Alapítvány esetében a Dynafix Kft. szabott személyre. A rendszer alapvetően az értékesítés, marketing és ügyfélszolgálat munkáját hivatott támogatni, és teljes mértékben az adott ügyfél igényeire szabható.
- A Microsoft nagy hangsúlyt fektet a civil szervezetek támogatására, és különösen nagyra értékeljük a Rex Kutyaotthon Alapítvány tevékenységét, hiszen az állatmentésen kívül számos oktató- és szabadidős programot is kínálnak, melyekből a diákok tudhatnak meg többet a felelős állattartásról, így könnyítve meg a pedagógusok munkáját is – mondta el Szilágyi Bernadette, a Microsoft Magyarország YouthSpark programjának vezetője.
